Nonconformities in the pre-analytical phase identified in a public health laboratory

Roberta Kelly L. Souza; Etienne W. Coan; Mauren I. Anghebem
J. Bras. Patol. Med. Lab. 2020;56(1):1-8
DOI: 10.5935/1676-2444.20200027

ABSTRACT

INTRODUCTION: The nonconformities detected in the pre-analytical phase of laboratory tests sent to the Central Public Health Laboratories (Lacen) culminate in the loss of epidemiological data of great importance for public health and are detrimental to health surveillance. This study aimed to identify the most frequent pre-analytical nonconformities recorded by Lacen/PR and the major difficulties encountered by the primary and regional health units in the registration of exams in the Laboratory Environment Manager (GAL) system.
RESULTS: The analysis of data from the Paraná GAL system in 2017 identified 9,723 discards for disagreeing samples in a total of 132,567 tests performed in the same period. The most frequent nonconformities were: request canceled by the GAL management due to expiration of the screening period (28%), and sample unsuitable for the requested analysis (28%).
DISCUSSION: After identifying the vulnerabilities of this stage of the process, the greatest detected difficulty was requesting the correct test.
CONCLUSION: Data indicate the need to strengthen training and improve the pre-analytical process in order to ensure patient safety and epidemiological data.

Keywords: pre-analytical phase; public health; public health laboratory services; quality control.

RESUMEN

INTRODUCCIÓN: Las no conformidades detectadas en la fase preanalítica de las pruebas enviadas a los laboratorios centrales (Lacen) del estado culminan en pérdida de datos epidemiológicos de gran importancia para la salud pública, además de perjudicar la vigilancia en salud. Objetivos: Este estudio intentó identificar las no conformidades preanalíticas más frecuentes registradas por el Lacen/PR y las mayores dificultades encontradas por unidades primarias y regionales de salud en el registro de pruebas en el sistema administrador del ambiente de laboratorio (GAL).
RESULTADOS: Del total de 132.765 pruebas realizadas en 2017, el análisis de datos del sistema GAL-Paraná identificó 9.723 descartes de muestras en desacuerdo. Las no conformidades más frecuentes fueron: solicitud rechazada por la gerencia de GAL pues la muestra está fuera de la fecha de caducidad (28%) y muestra inadecuada para el análisis solicitado (28%).
DISCUSIÓN: Al identificar los puntos débiles de esa etapa del proceso, la mayor dificultad detectada fue la solicitud de la prueba correcta.
Conclusión: Los datos indican la necesidad de fortalecer las capacidades y la mejora del proceso preanalítico, para garantizar la seguridad del paciente y de los datos epidemiológicos.

Palabras-clave: pre-analytical phase; public health; public health laboratory services; quality controlfase preanalítica; salud pública; servicios laboratoriales de salud pública; control de calidad.

RESUMO

INTRODUÇÃO: As não conformidades detectadas na fase pré-analítica dos exames enviados aos laboratórios centrais (Lacen) do estado culminam em perda de dados epidemiológicos de grande importância para a saúde pública, além de prejudicar a vigilância em saúde.
OBJETIVOS: Este trabalho teve como objetivo identificar as não conformidades pré-analíticas mais frequentes registradas pelo Lacen/PR e as maiores dificuldades encontradas pelas unidades primárias e regionais de saúde no cadastro dos exames no sistema Gerenciador de Ambiente Laboratorial (GAL).
RESULTADOS: Do total de 132.567 exames realizados no ano de 2017, a análise dos dados do sistema GAL-Paraná identificou 9.723 descartes de amostras em desacordo. As não conformidades mais frequentes foram: requisição cancelada pela gerência do GAL devido à expiração do prazo de triagem (28%) e amostra imprópria para a análise solicitada (28%).
DISCUSSÃO: Ao identificar os pontos vulneráveis dessa etapa do processo, a maior dificuldade detectada foi solicitação do exame correto.
CONCLUSÃO: Os dados indicam a necessidade de reforçar as capacitações e a melhoria do processo pré-analítico, a fim de garantir a segurança do paciente e dos dados epidemiológicos.

Palavras-chave: fase pré-analítica; saúde pública; laboratório regional de saúde; controle de qualidade.