Impact of pre-analytical errors on costs of clinical analysis laboratory

Priscila R. Santos; Camila L. Silva; Magda C. Gall; Allyne Cristina Grando
J. Bras. Patol. Med. Lab. 2021;57(1):1-5
DOI: 10.5935/1676-2444.20210023

ABSTRACT

INTRODUCTION: Currently, it is well known that quality assurance systems in healthcare organizations are constantly evolving. Quality improvements can reduce costs by avoiding repetition of exams, which results in a waste of time and money for the company, as well as customer and physician dissatisfaction.
OBJECTIVE: To quantify the cost that errors in the pre-analytical phase generate for the laboratory using the collection indicators, direct material cost, and operating cost.
MATERIALS AND METHODS: The database of a large laboratory in the city of Porto Alegre, Rio Grande do Sul, was analyzed between January 2013 and July 2014.
Results: A total cost of R$ 23,330.71 spent on recollections was obtained.
DISCUSSION: Management cost is committed to efficiency in reducing expenses, through studies and analyzes aimed at changing management and conduct processes.
CONCLUSION: Cost management is necessary in any company because in the case where it fails to be carried out, besides the being able to bring the institution down to bankrupt, it brings negative costs, as well as impacts customers and physician’s satisfaction.

Keywords: costs and cost analysis; laboratories; methods

RESUMEN

INTRODUCCIÓN: Actualmente, llama atención que los sistemas de garantía de calidad en organizaciones sanitarias están en constante evolución. Las mejoras en la calidad pueden reducir los costos, evitando la repetición de pruebas, que genera una pérdida de tiempo y dinero para la empresa, así como la insatisfacción de clientes y médicos.
OBJETIVO: Cuantificar el costo que los errores en la fase preanalítica generan para el laboratorio, utilizando los indicadores de nueva extracción, el costo con material directo y el costo de operación.
MATERIALES Y MÉTODOS: Se analizó la base de datos de un gran laboratorio en la ciudad de Porto Alegre, Rio Grande do Sul, entre enero de 2013 y julio de 2014.
RESULTADOS: Obtuvimos un costo total de R$ 23.330,71 gastados en tomas repetidas.
DISCUSIÓN: El costo de gestión se compromete con la eficiencia en la reducción de gastos, mediante estudios y análisis orientados a cambiar los procesos de gestión y conducción.
CONCLUSIÓN: La gestión de costos es necesaria en cualquier empresa, porque si no se hace, además de poder llevar a la institución a la quiebra, trae costos negativos, así como impactos en la satisfacción de clientes y médicos.

Palabras-clave: costes y análisis de costes; laboratorios; métodos.

RESUMO

INTRODUÇÃO: Atualmente, é notório que os sistemas de garantia da qualidade em organizações de assistência à saúde estão em constante evolução. As melhorias na qualidade podem reduzir os custos, evitando a repetição de exames, que gera desperdício de tempo e dinheiro para a empresa, bem como insatisfação do cliente e médico.
OBJETIVO: Quantificar o custo que os erros na fase pré-analítica geram para o laboratório, utilizando os indicadores de recoleta, o custo com material direto e o custo de operação.
MATERIAIS E MÉTODOS: O banco de dados de um laboratório de grande porte da cidade de Porto Alegre, Rio Grande do Sul, foi analisado entre janeiro de 2013 e julho de 2014.
RESULTADOS: Obtivemos um total de R$ 23.330,71 gastos com as recoletas.
DISCUSSÃO: O custo gerencial compromete-se com a eficiência para redução dos gastos, por meio de estudos e análises voltados para mudanças de processos de administração e conduta.
CONCLUSÃO: O gerenciamento de custo é necessário em qualquer empresa, pois, caso não seja realizado, além de poder levar a instituição à falência, traz custos negativos, assim como impactos na satisfação de clientes e médicos.

Palavras-chave: custos e análise de custos; laboratórios; métodos