Sample transport validation: experience of a medium-sized laboratory

Vivianne A. Lopes; Juliana S. Silveira; Letícia B. S. Santos; Missilene da Conceição P. Nunes; Manuel S. Faria
J. Bras. Patol. Med. Lab. 2018;54(5):306-309
DOI:10.5935/1676-2444.20180051

ABSTRACT

INTRODUCTION: The adequacy of biological samples is a critical and important item in the clinical laboratory, so that reliable results can be obtained for patients.
OBJECTIVE: To ensure integrity and stability of biological samples during the transport process.
METHOD: Concurrent validation was carried out – in parallel with the production process and distribution of the product, from January to March 2017. The blood samples were packaged primarily in tube racks, and those of urine, feces and microbiological materials were packed in plastic bags. Materials were wrapped in a blanket of absorbent material to ensure temperature integrity and to avoid possible material losses. Thermal bags were the containers used to carry the samples. There were five transport routes, with two daily routes for each collection unit. A recommendation of the number of ice packs, predefined by the laboratory, was followed.
RESULTS AND CONCLUSION: In the first month, the pre-established temperatures (blood: 10°C to 22°C/urine-feces: 2°C to 8°C) were not reached until arrival at the central laboratory, and the amount of ice in each bag was gradually increased, daily, until reaching the ideal temperature, in all collection units and the central. Transport routes were changed three times in the most distant units. Materials that arrived outside specifications were processed with restrictions, and results were evaluated by the professional responsible for the release. After these modifications, the temperature records of the biological materials were in accordance with the current legislation and the defined specifications, thus validating the process.

Keywords: specimen handling; validation studies; clinical laboratory techniques; substances, products and materials transportation.

RESUMO

INTRODUÇÃO: A adequação das amostras biológicas é um item crítico e importante no laboratório clínico, para que possamos oferecer resultados confiáveis aos pacientes.
OBJETIVO: Garantir a integridade e a estabilidade das amostras biológicas durante o processo de transporte.
MÉTODO: Foi realizada validação concorrente – concomitantemente ao processo produtivo e à distribuição do produto, no período de janeiro a março de 2017. As amostras de sangue foram acondicionadas primariamente em galerias; as de urina, fezes e materiais microbiológicos, em sacos plásticos. Os materiais foram envoltos por uma manta de material absorvente para garantir a integridade da temperatura e evitar possíveis perdas de material. Maletas térmicas foram os recipientes utilizados para transportar as amostras. Havia cinco rotas de transporte, com dois percursos diários para cada unidade de coleta. Foi seguida a recomendação da quantidade de barras de gelo predefinida pelo laboratório.
RESULTADOS E CONCLUSÃO: No primeiro mês, as temperaturas preestabelecidas (sangue: 10°C a 22°C/urina e fezes: 2°C a 8°C) não foram atingidas até a chegada à matriz, e aumentou-se gradativamente a quantidade de gelo em cada maleta, com avaliações diárias, até se atingir a temperatura ideal, em todas as unidades de coleta e na matriz. Foi realizada mudança nas rotas de transporte com frequência de três vezes nas unidades mais distantes. Os materiais que chegaram fora das especificações foram processados com restrição; e os resultados, avaliados pelo profissional responsável pela liberação. Após essas modificações, os registros de temperatura dos materiais biológicos estavam de acordo com a legislação vigente e as especificações definidas, validando, portanto, o processo.

Palavras-chave: manejo de espécimes; estudos de validação; técnicas de laboratório clínico; transporte de substâncias, produtos e materiais.

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